Wirtschaft: intex Informations-Systeme GmbH

Wie Digitalisierung im Unternehmen Nutzen schafft

Geschäftsführer Dieter Naßler | Foto: intex2019/05/GF_Dieter_Nassler.jpg

Täglich bewegen Unternehmen eine Vielzahl an eingehenden und ausgehenden Informationen. Analog und digital, E-Mails, Briefe, Verträge, Rechnungen, Reklamationen, Anfragen und Belege. Digitales Dokumentenmanagement von intex bringt Struktur hinein und schafft Lösungen für Arbeitsabläufe. Die Lösungen sorgen für Transparenz, einen einheitlichen Kenntnisstand aller Beteiligten und ist orts- und zeitunabhängig aufrufbar.

Mit einem Dokumentenmanagement können sich Mitarbeiter auf das konzentrieren, was sie am besten können – und am liebsten tun. Ob sie Kunden beraten oder mit Lieferanten verhandeln, ob sie Gespräche mit Bewerbern führen oder neue Produkte entwickeln, ob Controlling oder strategische Planung ansteht: Die Lösungen des Laufer Softwareunternehmens intex unterstützen bei der Dokumentenverwaltung in jeder Abteilung und auf jeder Hierarchieebene − und sparen dadurch Zeit, Nerven, Platz sowie Kosten.

Obwohl die Digitalisierung in aller Munde ist, wenden Unternehmen immer noch häufig viel Zeit auf, um Papierdokumente auf klassische Weise zu bearbeiten. Dabei könnte es so einfach sein: Seit 1991 steht intex für ein intelligentes Dokumentenmanagement, das die Arbeitsprozesse übersichtlicher gestaltet, vereinfacht und dadurch verkürzt. Ob Belege selbst erstellt werden oder ins Haus kommen, spielt dabei keine Rolle: Sämtliche Dokumente von Angeboten über Projektinformationen, Gebäudedaten, (Schadens-)Akten, Rechnungen, Lieferscheine bis hin zu Verträgen werden digital erfasst sowie sinnvoll automatisch verschlagwortet.

Die intex bietet dem Nutzer dabei die Wahl: Durch ihre semantische Dokumentenerkennung, zum Beispiel bei Reklamationen, kann sie das jeweilige Schreiben oder die E-Mail systemgeneriert einem Mitarbeiter zur Kenntnis respektive Bearbeitung zuweisen. Alternativ kommen die Dokumente an einer zentralen Stelle an, bei einem bestimmten Mitarbeiter, der sie an die Empfänger weiterverteilt. So oder so: Das Ergebnis ist ein papierloses Büro, bei dem sich der Return on Investment mittelfristig bereits ab 50 Dokumenten pro Woche erreichen lässt.

Foto: intex2019/06/Rechnungseingangsprozess-neu.jpg

Transparenz ist dabei ein wichtiger Punkt. Erfassen, speichern, verwalten, finden: Der jeweilige Status zeigt genau an, bei wem sich das Dokument gerade befindet. Die Daten werden revisionssicher abgelegt und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zudem werden Aufbewahrungs- und Löschfristen, auch nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) automatisch eingehalten. Gespeichert werden die Daten entweder in der Cloud, im eigenen Rechenzentrum oder in Form einer hybriden Lösung.

Der Service von intex geht weit über die Beratung und den Verkauf der Dokumentenmanagement-Software hinaus, denn auch nach der Implementierung stehen die Experten aus Lauf ihren Kunden bei Fragen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen zur Seite. Oder, wie Dieter Naßler, Firmengründer und Geschäftsführer, es ausdrückt: „Wir sehen uns als digitale Dirigenten, die dafür sorgen, dass das Orchester aus Herstellern und Partnern optimal zusammenspielt, um eine wohlklingende Kundenlösung zu komponieren.“

Um die Innovationsführerschaft in der Branche zu halten, forschen die Mitarbeiter von intex an neuen, spannenden Technologien wie einem Sprachassistenten, der auf verbale Kommandos hin Dokumente aus dem System heraussucht und anzeigt. intex begleitet Unternehmen auf dem Weg der Digitalisierung zu schnelleren und transparenten Prozessen.

intex Informations-Systeme GmbH
Am Winkelsteig 1a
91207 Lauf
Telefon 09123/700 43-3
E-Mail: [email protected]
Internet: www.intex-solutions.de

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N-Land Stefanie Camin
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